CHARTE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES CLIENTS
1. ENGAGEMENT DE SNC KARAIBES HOTEL EN FAVEUR DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Parce que nous vous considérons comme un client de marque, notre première priorité est de vous offrir des séjours et des moments d’exception.
Votre complète satisfaction et votre confiance en SNC KARAIBES HOTEL sont essentielles pour nous.
C’est pourquoi, dans le cadre de notre engagement à répondre à vos attentes, nous avons mis en œuvre une politique de protection de vos données personnelles. Cette charte matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles SNC KARAIBES HOTEL utilise les données personnelles vous concernant.
2. PRINCIPES EN MATIERE DE PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES
Conformément aux réglementations en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données adopté en Europe, nous avons établi les 8 principes suivants pour le traitement de vos données:
- Licéité: nous n’utilisons des données personnelles que si :
- nous avons obtenu le consentement de la personne, OU
- cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel la personne est partie, OU
- cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale, OU
- cela est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne, OU
- nous poursuivons un intérêt légitime en utilisant des données personnelles et cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne.
- Loyauté : nous vous expliquons en quoi nous sont utiles les données personnelles que nous collectons
- Finalités déterminées et minimisation des données: nous ne collectons que les données personnelles qui nous sont réellement nécessaires. Si nous pouvons atteindre le même résultat en utilisant moins de données personnelles, alors nous nous assurons de n’utiliser que ces seules données.
- Transparence: nous informons les personnes concernées de la manière dont nous utilisons leurs données.
- Nous facilitons l’exercice de leurs droits par les personnes concernées : accès aux données, rectification et effacement des données et opposition au traitement des données.
- Durées de conservation : nous ne conservons les données personnelles que pour des durées limitées.
- Nous assurons la sécurité des données personnelles, c’est-à-dire leur intégrité et leur confidentialité.
- Si un tiers doit utiliser des données personnelles, nous nous assurons que celui-ci est en mesure de protéger les données personnelles.
Pour toute question sur les 8 principes de protection des données, veuillez contacter le service Protection des Données Personnelles dont les coordonnées figurent à l’article 9 « Vos droits ».
3. QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ?
A divers moments, nous sommes amenés à collecter des informations vous concernant ou concernant les personnes vous accompagnant, notamment :
- des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email) ;
- des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité) ;
- votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ;
- des informations figurant sur un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire) ;
- vos dates d’arrivée et de départ ;
- vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre en rez de chaussée ou à l’étage, coté avant ou arrière de l’hôtel etc.) ;
- vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour;
- des informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation de notre site internet et applications.
4. A QUELLES OCCASIONS VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES ?
Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :
- Activités hôtelières :
- Réservation d’une chambre ;
- Enregistrement et règlement ;
- Séjour à l’hôtel et services proposés durant le séjour ;
- Consommation au bar durant un séjour ;
- Demandes, réclamations et/ou litiges.
- Participation à des programmes ou animations marketing :
- Abonnement à des newsletters, afin de recevoir des offres et des promotions par email.
- Transmission d’informations en provenance de tiers :
- Tours opérateurs, agences de voyage (en ligne ou non), systèmes de réservation par GDS et autres ;
- Activités Internet :
- Connexions au site www.karaibeshotel.com (adresse IP, cookies voir bandeau en entête sur le site internet);
- Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne)
5. POUR QUELLES FINALITES VOS DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ET PENDANT QUELLE DURÉE SONT-ELLES CONSERVÉES ?
Le tableau ci-dessous présente les finalités pour lesquelles nous traitons vos données, la base légale pour ce traitement ainsi que les durées de conservation associées :
| Finalité/Activité | Base légale pour le traitement, y compris intérêt légitime poursuivi | Durée de conservation | |
| Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients. | Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie. Traitement nécessaire pour se conformer à une obligation légale. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés. | 10 ans à compter de la réservation, conformément à nos obligations légales. | |
| Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement, en particulier établir et conserver les documents légaux en conformité avec les normes comptables. | |||
| Gérer votre séjour à l’hôtel : Gestion des accès aux chambres Suivi de vos consommations (téléphone, bar, etc.). | Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés. | Pour la durée de votre séjour. | |
| Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour : Gestion du programme de fidélisation Vous adresser les newsletters, promotions et offres hôtelières ou de services ou vous contacter par téléphone, conformément aux obligations issues de la directive européenne ePrivacy (2002/58/CE telle que modifiée en 2009). | Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie et pour la gestion de votre adhésion au programme de fidélité. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir et à améliorer nos services. Traitement basé sur votre consentement pour la réalisation des actions de marketing direct. | Si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité, 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. Si vous êtes membre du programme de fidélité, 6 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. | |
| Améliorer notre service hôtelier, notamment : Personnaliser votre accueil à l’hôtel, améliorer la qualité de service et l’expérience client Traiter vos données personnelles dans notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion de marques et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention Vous informer des offres spéciales. | Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie dans le cadre de la gestion de votre adhésion au programme de fidélité. Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct et améliorer nos services. | Si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité, 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. Si vous êtes membre du programme de fidélité, 6 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois. | |
| Sécuriser et améliorer votre utilisation du site web notamment : Amélioration de la navigation Assistance et maintenance, et Mise en œuvre de mesures de sécurité et de prévention des fraudes. | Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude. | 13 mois à compter de la collecte des informations. | |
| Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement). | Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude. | Jusqu’à 122 jours à compter de l’enregistrement d’un événement. | |
| Sécuriser les opérations de paiement en déterminant le niveau de risque de fraude associé à chaque transaction. | Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à prévenir le risque de fraude. | 90 jours aux fins d’analyses et de contrôles, puis 2 ans dans une base de données distincte à des fins d’amélioration du fonctionnement du système. En cas d’inscription dans le fichier des incidents, 2 ans à compter de l’enregistrement ou jusqu’à régularisation de la situation si celle-ci intervient avant. | |
| Sécuriser les biens et les personnes et lutter contre les impayés et tout client ayant un comportement inapproprié correspondant aux catégories suivantes : agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement. Le statut d’« inopérant » peut conduire l’hôtel à l’origine de cette inscription à adresser un refus de réservation au client lorsqu’il se présentera à nouveau dans ce même hôtel. | Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à sécuriser les biens et les personnes et à lutter contre les impayés. | 122 jours à compter de l’inscription. | |
| Utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité des personnes présentes en cas d’événements graves impactant l’établissement concerné (catastrophes naturelles, attentats, etc.). | Traitement nécessaire pour la protection des intérêts vitaux des clients. | Pour la durée de l’événement. | |
| Se conformer à toute législation applicable (par exemple conservation des documents comptables), y compris : Gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, et enquêtes de satisfaction Gestion des demandes des personnes concernées en matière de protection de leurs données personnelles. | Traitement nécessaire pour le respect d’une obligation légale. | Pour la durée fixée dans la législation locale applicable. | |
6. CONDITIONS D’ACCÈS PAR DES TIERS A VOS DONNÉES PERSONNELLES
- Nous partageons vos données avec un nombre limité de personnes et de services autorisés, afin de vous offrir la meilleure expérience possible dans notre hôtel. Les équipes suivantes peuvent accéder à vos données :
- Personnel hôtelier ;
- Partenaires commerciaux et services marketing ;
- Services médicaux éventuellement ;
- Généralement, toute personne appropriée pour certaines catégories spécifiques de données personnelles.
- Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment :
- Prestataires de services externes : banques, comptable.
- Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.
7. SECURITE DES DONNEES
SNC KARAIBES HOTEL prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables (en particulier l’article 32 du RGPD), pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient illicites ou accidentelles. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…) afin d’assurer la constante confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et des services de traitement. Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions. Des mesures organisationnelles assurent la sécurité du traitement.
8. COOKIES ET AUTRES TRACEURS
SNC KARAIBES HOTEL utilise des cookies et d’autres traceurs sur son site internet. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces traceurs par SNC KARAIBES HOTEL et pour les paramétrer, veuillez consulter notre politique relative aux traceurs depuis le lien « Cookies » présent en tête de page de notre site.
9. VOS DROITS
Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos données personnelles collectées par SNC KARAIBES HOTEL, sous réserve des dispositions légales applicables.
Vous avez également le droit de faire rectifier vos données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos données et le droit de définir des instructions pour le traitement de vos données après votre mort (le plus tard possible !). Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données.
Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez directement le département en charge des données personnelles par courrier en écrivant à l’adresse suivante :
Karaibes hotel – Route des hotels – Pointe de la verdure- 97190 LE GOSIER
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’un carte d’identité ou un passeport. En ce cas la copie recto noir et blanc de l’un de ces documents suffit.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
10. MISES A JOUR
Nous pouvons modifier la présente charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à la consulter régulièrement.
